Документ является доказательством осуществления хозяйственной деятельности предприятия, правом на ее совершение и основным способом представления информации на любом современном предприятии, успешность которого зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. При всем этом важную роль играет сохранность информационных ресурсов компании, что неразрывно связано со всеми бизнес-процессами в компании. Эффективность управления предприятием зависит не только от таланта и опыта руководителей, но и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. А несвоевременно полученная информация или документ — это потерянные деньги, время и упущенные возможности. Поэтому, рано или поздно, на любом предприятии встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в этом играют современные системы электронного документооборота (СЭД), которым и посвящена данная статья, подготовленная экспертами Академии трейдинга Masterforex-V.
Система электронного документооборота (СЭД) широко используется для организации и автоматизации процессов общего делопроизводства на предприятии. Одна из самых важных ролей при этом отводится будущим пользователям системы.
СЭД обладает важной особенностью: внедрение должно происходить на предприятии во всех отделах, где имеет место работа с документацией. В противном случае эффект от использования системы будет незначительным. Данная постановка вопроса приводит к возникновению трудностей, связанных в первую очередь с тем, что в любой организации найдутся сотрудники, препятствующие нововведениям и изменениям.
Среди непросвещенных пользователей, поверхностно знакомых с электронным документооборотом, бытует множество заблуждений. Например, сомнение в безопасности хранения документов в электронном формате – считается, что электронный документ можно легко изменить или подделать. Подобные заблуждения приводят к негативному отношению пользователей к электронным носителям информации в целом.
Также, распространенной является проблема нежелания сотрудников обучаться и повышать квалификацию. Зачастую это связано с низким уровнем образованности или с консервативной кадровой политикой, когда отсутствует возможность в обновлении кадрового состава.
Каким образом можно решить эту проблему?
В большинстве случаев вопрос решается за счет индивидуального подхода к каждому человеку, с учетом его особенностей, интересов и мотивации. Следует понимать, что предлагая людям перейти на кардинально новый и непривычный способ работы, особенно если речь идёт о внедрении документооборота в организации, руководство значительно увеличивает нагрузку на своих сотрудников. Но существует возможность облегчить болезненный переход и адаптацию к нововведениям.
1. Важно избегать дублирования операций, выполняемых сотрудниками, когда работа происходит и новым и старым способом.
2. Постепенный переход к новой системе хорош только, когда речь идет о внедрении по департаментам. Но, запустив систему, сотрудники департамента должны впредь работать только в ней.
3. Введение между департаментом, в котором уже внедрена система, и тем, где еще система не внедрена, смежного бизнес-процесса облегчает и ускоряет переход.
4. На этапе внедрения необходимо выявить энтузиастов из числа сотрудников, которые готовы помогать отстающим коллегам, при внедрении систем электронного документооборота, освоиться с новой безбумажной технологией работы.
Фактор руководства по праву является самым важным. Часто руководители считают процесс внедрения системы и вопросы, возникающие при этом, несущественными. Но в конечном итоге эти нюансы становятся решающими. Недостаточная заинтересованность в проекте может приводить к тому, что внедрение затягивается на длительный срок и требует больше ресурсов, чем планировалось первоначально. Поэтому руководство в первую очередь необходимо обучать практической работе с системой и демонстрировать все плюсы и преимущества ее возможностей.
По оценкам аналитической службы Академии трейдинга Masterforex-V, важность внедрения эффективных систем электронного документооборота для успешного ведения бизнеса невозможно переоценить, и в обозримом будущем значимость СЭД будет только усиливаться.
